Apartman yöneticisi, binanın günlük işleyişinden sorumlu "operasyon yöneticisi" gibi çalışır. Görev tanımı net olmazsa bir süre sonra herkes yöneticiden farklı şey bekler ve memnuniyetsizlik artar. Aşağıdaki listeyi aylık veya haftalık kontrol listesi olarak kullanarak hem hiçbir kalemi atlamazsınız hem de "Yönetici ne yapıyor?" sorusuna somut cevap verebilirsiniz.
A) Finans ve Kayıt Düzeni
- Aidat tahsilat takibi: Banka hesabı ve dekontların düzenli kontrolü; gecikme yaşayan dairelerin listesi
- Giderlerin belgeli işlenmesi: Her harcama için fatura veya fiş; dijital veya fiziksel arşiv
- Aylık gelir–gider raporu: Toplam tahsilat, toplam gider, kalan bakiye; sakinlere ilan veya e-posta ile paylaşım
- Borç listesi ve gecikme yönetimi: Hatırlatma, yazılı uyarı ve (gerekirse) hukuki süreç adımlarının yazılı protokole uygun ilerlemesi
- Yıllık bütçe / işletme projesi: Genel kurul öncesi tahmini gider ve gelir tablosu hazırlığı
B) Teknik Bakım ve Saha Kontrolü
- Asansör: Bakım sözleşmesi ve aylık/yıllık periyodik kontrol tarihlerinin takibi
- Hidrofor, jeneratör, yangın sistemi: Periyodik kontrol ve testler; acil durum prosedürü
- Ortak alan: Aydınlatma, kapı otomatiği, kamera, kilit, diafon; arıza bildirimi ve çözüm takibi
- Mevsimsel kontroller: Çatı, yağmur inişleri, oluklar, izolasyon; kış öncesi ve ilkbahar kontrolleri
- Acil arıza planı: Hangi tür arıza için hangi firma aranacak; iletişim listesinin güncel tutulması
C) Temizlik, Düzen ve Güvenlik
- Temizlik planı: Günlük/haftalık görevler; merdiven, hol, asansör, bodrum; kontrol listesi
- Ortak alan düzeni: Kullanım kurallarının ilanı; eşya bırakma, park alanı gibi konularda netlik
- Çöp ve hijyen: Çöp toplama saatleri, konteyner düzeni, dezenfeksiyon/ilaçlama periyodu
- Güvenlik: Varsa güvenlik personeli vardiya ve görev takibi; kapalı devre kamera kayıtları (mevzuata uygun)
D) İletişim ve Şeffaflık
- Resmi duyuru kanalı: İlan panosu ve/veya e-posta; duyuruların tarihli ve arşivlenebilir olması
- Şikayet ve talep kaydı: Basit form veya e-posta; tarih, konu, daire, talep; takip ve cevap
- Toplantı ve kararlar: Genel kurul çağrıları, gündem paylaşımı, toplantı sonrası karar özeti
- Kriz durumları: Komşular arası anlaşmazlıkta kişiye değil sürece odaklı, arabulucu yaklaşım
E) Hukuki ve Mevzuat Farkındalığı
- Yönetim planı: Karar ve uygulamaların yönetim planı ve Kat Mülkiyeti Kanunu ile uyumlu olması
- Tahsilat: Borçluya yapılan bildirimlerin usulüne uygun; hukuki süreçte avukat veya icra takibi için hazır belge
- Personel: Varsa kapıcı/temizlik personeli SGK ve iş sözleşmesi takibi
- Karar defteri ve tebligat: Genel kurul kararları ve çağrıların yazılı ve imzalı kaydı
Sonuç: Yöneticilik "tek kalem" bir iş değil; finans, teknik, temizlik, iletişim ve mevzuatın bir arada yürütüldüğü çok kalemli bir operasyondur. Bu kontrol listesiyle ilerlemek hem işleri takip etmeyi kolaylaştırır hem de sakinlere "Ne yapılıyor?" sorusuna net cevap verir. Profesyonel bina yönetimi hizmeti, bu görevleri standart süreçler halinde uygulayarak yükü paylaşır.